Σε μια σπιροηδή ζήτηση για υπηρεσίες, αυξανόμενες προσδοκίες από τους πολίτες και σημαντικά μειωμένους προϋπολογισμούς, οι δήμοι βρίσκονται σε μια συνεχή μάχη να προσφέρουν περισσότερα με λιγότερους πόρους.

Πολλοί έχουν αναγνωρίσει ότι η λύση βρίσκεται στη τεχνολογία. Ελάχιστοι όμως έχουν επενδύσει σε αυτή πέρα από ένα μηχανογραφημένο λογιστήριο, μια ιστοσελίδα και μερικές απλές φόρμες επικοινωνίας.

Η τελευταία γενιά ψηφιακών τεχνολογιών όπως cloud, mobile, AI, the internet of things και blockchain έρχονται να αλλάξουν δραστικά τη σχέση ανάμεσα σε δημότες και δήμο.

Ο ψηφιακός ‘μετασχηματισμός’ ενός δήμου στην εποχή μας είναι επιτακτικός καθότι μπορεί να βελτιώσει την ποιότητα της καθημερινότητας των πολιτών, να τονώσει την επιχειρηματικότητα, να εξοικονομήσει πόρους, να δημιουργήσει έσοδα και να επηρεάσει θετικά πολλούς τομείς ακόμα της δημόσιας διοίκησης.

Βασικοί άξονες

Κάποιοι από τους βασικούς άξονες όπου η συνεισφορά της τεχνολογίας μπορεί να αλλάξει τη δομή και τη μορφή που λειτουργεί σήμερα ένας δήμος είναι οι εξής: 

Να κατανοήσει καλύτερα τις ανάγκες των πολιτών ώστε τα έργα που υλοποιεί να ανταποκρίνονται στις πραγματικές τους ανάγκες.

Να παρέχει υπηρεσίες πιο αποδοτικά και με μεγαλύτερη εγκυρότητα.

Να βρίσκει λύσεις στις προκλήσεις που παρουσιάζονται σε ένα ραγδαία εξελισσόμενο περιβάλλον.

Να δημιουργεί συνέργειες με άλλους, τοπικούς ή μη, φορείς ώστε να μπορεί να αναπτύξει νέα ‘πακέτα’ παροχής υπηρεσιών.

Να δημιουργεί ‘εμπορικές’ υπηρεσίες οι οποίες μπορούν να συνεισφέρουν στα έσοδα του δήμου.

Ο όρος ‘δεινόσαυρος της ψηφιακής εποχής’ δεν είναι τίποτα περισσότερο από παλιά και αργά συστήματα πληροφορικής που δεν προσφέρουν καμμιά αξία στους πολίτες, είναι ‘εσωστρεφή’ και δύσχρηστα ενώ ταυτόχρονα απαιτούν περισσότερους πόρους για τη λειτουργία τους αντί να ελευθερώνουν πόρους για αξιοποίηση αυτών σε άλλους τομείς. Δυστυχώς, αυτή είναι μια γενικότερη κατάσταση που επικρατεί σε όλη τη χώρα.

Ερχόμαστε πιο κοντά

Πως μπορεί ένας ψηφιακός δήμος να φέρει πιο κοντά τους πολίτες; 

Σήμερα ο πολίτης απαιτεί προσωποποιημένη εξυπηρέτηση όπως ακριβώς συμβαίνει με τα τραπεζικά συστήματα ή τις υπηρεσίες τηλεπικοινωνιών. Αυτό σημαίνει ότι οι δήμοι πρέπει να σκεφτούν πως η τεχνολογία θα συνεισφέρει ώστε να βελτιωθεί η εμπειρία που έχει ο πολίτης στις συναλλαγές του με το δημόσιο τομέα. Απαιτεί επιπλέον, αλλαγή της κουλτούρας και νοοτροπίας λειτουργίας των δήμων κατά τον σχεδιασμό παροχής υπηρεσιών προς τους πολίτες. Στόχος να βελτιωθεί η ποιότητα των προσφερόμενων υπηρεσιών μέσω διάφανων συναλλαγών ώστε να αυξηθεί ο βαθμός εμπιστοσύνης προς τους δήμους. 

Social media και mobile apps πρέπει να αντικαταστήσουν τα παραδοσιακά κανάλια επικοινωνίας όπου η επικοινωνία μεταξύ δήμου και πολίτη πρέπει να είναι αμφίδρομη και σε πραγματικό χρόνο. Εφαρμογή e-επικοινωνίας μεταξύ δήμου και πολιτών παροτρύνει τους δημότες να συμμετέχουν σε επίλυση προβλημάτων, να εκφράζουν την άποψη τους για σχεδιασμό νέων υπηρεσιών, να ενημερώνονται άμεσα για αποφάσεις που αφορούν την περιοχή τους και γενικότερα να είναι ενεργοί e-πολίτες. 

Η στατιστική ανάλυση και επεξεργασία των δεδομένων/αιτημάτων που συλλέγονται μέσω των προαναφερθέντων μπορούν να βοηθήσουν στο σχεδιασμό νέων υπηρεσιών και ‘προσωποποιημένης’ παροχής αυτών.

Οφέλη

Πως μπορεί ένας ψηφιακός δήμος να μεγιστοποιήσει τα οφέλη από μια τέτοια επένδυση; 

Σε ένα περιβάλλον διαρκούς αβεβαιότητας και αυξανόμενης ζήτησης, οι δήμοι πρέπει να βρουν βιώσιμους τρόπους να χρηματοδοτούν υπηρεσίες και υποδομές. Η τεχνολογία προσφέρει ευκαιρίες εξερεύνησης νέων μοντέλων παροχής υπηρεσιών, να βελτιώσει τη διαχείριση των διαθέσιμων πόρων μέσω αποδοτικότερης αναδιανομής αυτών και να συνδέσει τα κόστη τη επένδυσης με το αποτέλεσμα που προσφέρει στους πολίτες προωθώντας το αίσθημα της υπευθυνότητας και της εμπιστοσύνης. 

Η εφαρμογή τεχνολογίας Blockchain μπορεί να βοηθήσει στη καταγραφή διακίνησης κονδυλίων μεταξύ των εμπλεκομένων φορέων. Παράδειγμα, κονδύλια που παρέχονται από το κράτος στους δήμους για τα σχολεία, από τους δήμους στις σχολικές επιτροπές και από εκεί κάποια ποσά στα σχολεία. Έχοντας καλύτερη εικόνα των δαπανών, οι δήμοι μπορούν να πάρουν καλύτερες αποφάσεις σχετικά με τη κατανομή και διάθεση αυτών των κονδυλίων. 

Αυτοματοποίηση διαδικασιών μέσω χρήσης ρομποτικής τεχνολογίας προσφέρουν αποδοτικότερες λύσεις σε λιγότερο χρόνο. Παράδειγμα, κάθε πότε γίνεται καθαρισμός και απολύμανση των κάδων απορριμμάτων; Και ποιο είναι το κόστος (σε ανθρώπινο δυναμικό, χρόνο και χρήμα) μιας τέτοιας διαδικασίας; Ας σκεφτούμε πόσο πιο τακτικά και πόσο πιο οικονομικά θα μπορούσε να γίνει αυτή η διαδικασία αν υπήρχαν υποδομές που με χρήση ρομποτικής τεχνολογίας οι κάδοι απορριμμάτων δεν θα ήταν εστίες μόλυνσης.

Μοντέλα πρόβλεψης μπορούν να συνεισφέρουν σημαντικά στην ‘έξυπνη’ διοίκηση ενός δήμου προβλέποντας προβλήματα και ενεργώντας σαν δήμος (ή και εμπλεκόμενοι φορείς) πριν αυτά συμβούν. Ένα τέτοιο μοντέλο, για παράδειγμα, θα μπορούσε να ‘εντοπίσει’ όλους εκείνους τους προμηθευτές του δήμου που δεν εκπληρούν πάντα τις υποχρεώσεις τους ώστε οι υπηρεσίες του δήμου να συνεχίζουν να λειτουργούν ακόμα και σε ένα μελλοντικό πρόβλημα με τον συγκεκριμένο προμηθευτή. 

Οι δήμοι πρέπει να αναβαθμίσουν το ρόλο τους και να γίνουν ο πυρήνας ενός οικοσυστήματος που θα περιλαμβάνει δημόσιους φορείς, ιδιωτικό τομέα, μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς, εταιρείες κοινωνικής ευθύνης και πολίτες ώστε όλοι μαζί να δημιουργούν καινοτόμες υπηρεσίες και νέα επιχειρηματικά μοντέλα.   

Προσωπικά δεδομένα       

Πως μπορούν οι συναλλαγές των πολιτών με ένα ψηφιακό δήμο να είναι ασφαλής και να διασφαλιστούν τα προσωπικά δεδομένα των πολιτών; 

Σε ένα ψηφιακό δήμο όπου η επικοινωνία μεταξύ είναι μέσω κινητών τηλεφώνων και των ειδικά σχεδιασμένων εφαρμογών (mobile apps), η ασφάλεια των συναλλαγών είναι βασικό προαπαιτούμενος και μπορεί να διασφαλιστεί με χρήση ‘πρωτοκόλλων ασφαλούς υπηρεσιών’ (SSL). 

Ψηφιακός δήμος σημαίνει ότι τόσο οι εφαρμογές όσο και τα συστήματα πρέπει ανά πάσα στιγμή να ακολουθούν τη τεχνολογία. Αυτό που συμβαίνει στο χώρο της πληροφορικής είναι ότι μέχρι να σχεδιαστεί και να υλοποιηθεί ένα σύστημα μέρος του δεν καλύπτει τις ανάγκες για το οποίο σχεδιάστηκε. Υπηρεσίες cloud δίνουν την λύση. 

Ένας ψηφιακός δήμος πρέπει να διαθέτει όλους εκείνους τους μηχανισμός ώστε να διασφαλίζει τα προσωπικά δεδομένα (GDPR) των χρηστών που κάνουν χρήση των ψηφιακών υπηρεσιών και να πληροί όλους εκείνους τους κανόνες που ορίζουν οι Ευρωπαϊκές οδηγίες. 

Ρόλος και λειτουργία

Πως μπορεί ένας ψηφιακός δήμος να βελτιώσει το ρόλο του και τον τρόπο λειτουργίας του;

Η οικονομική ανάπτυξη, η κοινωνική συνοχή και οι ίσες ευκαιρίες για όλους εξαρτώνται από τα προσόντα του ανθρώπινου δυναμικού που στελεχώνουν  ένα δήμο και την ετοιμότητα του να αντιμετωπίσει τις προκλήσεις σε ένα ραγδαία εξελισσόμενο περιβάλλον.

Οι δήμοι οφείλουν να αναβαθμίσουν τις δεξιότητες και τις ικανότητες του προσωπικού ώστε να είναι πιο αποτελεσματικοί, να αυξήσουν την έμφαση στους δημότες και να ενισχύσουν τις εναλλακτικές λύσεις που μπορούν να προσφέρουν σε αυτούς. Σε ένα ανταγωνιστικό περιβάλλον, το δημόσιο δίνει λίγη έμφαση σε αυτό το τομέα της εκπαίδευσης και αναβάθμισης των προσόντων του προσωπικού. Αν το κάνουν όμως οι δήμοι από μόνοι τους θα χτίσουν αυτό το δυναμικό περιβάλλον που απαιτούν οι δημότες.

Η εκπαίδευση του προσωπικού και η εισαγωγή νέων τεχνολογιών και αυτοματισμών μπορεί να ελευθερώσει εργατοώρες. Μειώνοντας το χρόνο που χρειάζεται για να διεκπεραιώσει ένα υπάλληλος χειροκίνητες και επαναλαμβανόμενες διαδικασίες οδηγεί σε υψηλότερα επίπεδα παραγωγικότητας και ικανοποίησης τον ίδιο τον υπάλληλο ενώ ταυτόχρονα τον βοηθάει να χτίσει προσωπικές σχέσεις εμπιστοσύνης με τον δημότη.

Δεδομένου ότι ένα μεγάλο μέρος του προσωπικού του δήμου εργάζεται εκτός του δημαρχιακού κτιρίου, ψηφιακές εφαρμογές για smartphones και tablets τους επιτρέπουν να διεκπεραιώνουν τα καθήκοντα τους όπου και αν βρίσκονται και να έχουν άμεση επαφή και επικοινωνία με όλες τις υπηρεσίες του δήμου σε 24ωρη βάση.

Εξυπνες υποδομές

Τι εφαρμογή έχουν οι ‘έξυπνες υποδομές’ σε ένα ψηφιακό δήμο;

Πολλές από τις σημερινές βασικές προκλήσεις όπως αύξηση πληθυσμού σε αστικές περιοχές, παγκοσμιοποίηση, μόλυνση, λειψυδρία και κλιματικές αλλαγές μπορούν να αντιμετωπιστούν με ‘έξυπνες υποδομές’ όπως ‘έξυπνο δίκτυο ηλεκτρικής ενέργειας’ (smart power grids), αυτόνομα ενεργειακά κτίρια, Internet of Things (IoT) και ‘ανοιχτές πύλες δεδομένων’ (open data portals).

Αισθητήρες (sensors) που μπορούν να ελέγχουν την υγρασία του εδάφους και να μειώσουν το νερό που απαιτείται με το αυτόματο πότισμα, δημόσια κτίρια που μπορούν να κάνουν χρήση ‘έξυπνων’ λαμπτήρων για εξοικονόμηση ηλεκτρικής ενέργειας και χρήση business skype calls για μείωση του τηλεπικοινωνιακού κόστους είναι μόνο κάποια από αυτά που θα μπορούσε να κάνει ένας ψηφιακός δήμος για να μειώσει τα λειτουργικά του έξοδα.

Η πιο ‘έξυπνη υποδομή’, και ίσως βασική προϋπόθεση αρκετών από τα προαναφερθέντα, ελεύθερη πρόσβαση στο διαδίκτυο (free wifi) σε δημόσιους χώρους (πλατείες, πολιτιστικά κέντρα, αθλητικά κέντρα κλπ.)

Τι χρειάζεται να γίνει

Ο δήμος χρειάζεται να πάει πιο πέρα από το να ψηφιοποιήσει υπάρχουσες διαδικασίες και υπηρεσίες. Πρέπει να εκμεταλλευτεί την δύναμη των ψηφιακών τεχνολογιών και δεδομένων ώστε να ξανασκεφτεί και να αλλάξει το επιχειρησιακό μοντέλο διοίκησης του.

Σε μια τέτοια περίπτωση τα οφέλη είναι πολλαπλά όπως κοινωνική συνδεσιμότητα, ταχύτητες επικοινωνίας, πολύπλευρη εργασία, ευκαιρίες μάθησης, αυτοματισμοί, αποθήκευση πληροφορίας, GPS και χαρτογράφηση, χαμηλότερα κόστη, διασκέδαση, ενημέρωση και ευημερία.